Kuten tunnettua, toisessa maassa myönnetyt ja juridisesti moitteettomat asiapaperit vaativat ehdottomasti tiettyä vahvistamista ollakseen voimassa toisen valtion alueella. Tällä erää käytettävissä on 2 keinoa: konsulaatin myöntämä hyväksymistä sekä Apostille.

Konsulaatin myöntämä hyväksymistä tarkoittaa asianomaisen valtion lainsäädäntöön sovellettavuuden vahvistamista. Täten kyseessä on virkailijan allekirjoituksen, hänen statuksensa, tietyn valtiollisen viranomaisen leiman alkuperäisyyden vahvistaminen, kun kerran asiapapereita olisi tarkoitus käyttää toisessa valtiossa.

Vieraskieliset asiapaperit, jotka saatetaan käyttää Venäjällä, voidaan vahvistaa joko ne myöntäneen valtion alueella tai Venäjän Federaatiossa. Edellisessä tapauksessa asiapaperit tulisi vahvistaa Ulkoministeriössä tai muussa valtuutetussa valtionelimessä, minkä jälkeen on saatava asiaankuuluvat leimat Venäjän Federaation konsulaatin toimipisteestä. Jälkimmäisessä tapauksessa taas ulkomainen asiapaperi tulee vahvistaa joko sen hyväksyneen maan edustustossa tai konsulaatissa, minkä jälkeen on haettava vahvistusta Venäjän sisäministeriön konsulaattivirastolta. Kuitenkin kummassakin tapauksessa saatetaan vaatia notaarin hyväksymää venäjännöstä.

On ilmeistä, että vahvistaminen on monimutkaista ja vaativaa. Toisaalta, se on varsin puutteellinen - kaikki vaiheet käynyt läpi asiapaperi on voimassa vain sen valtion alueella, minkä konsulaattivirastolta on saatu vahvistus.

Vuonna 1961 Haagissa (Hollanti) on allekirjoitettu Konventio, jonka tarkoituksena on ollut helpottaa ulkomaisten asiapapereiden vahvistamista. Konventio on poistanut vaatimuksen virallisten asiapapereiden vahvistamisesta. Venäjän Federaatiolla tämä määräys on astunut voimaan 31. toukokuuta 1992.

Haagin konventio koskee koulutukseen, siviilisäätyyn, työsuhteeseen, oikeuspäätökseen, oikeusjuttuihin jne liittyviä asiapapereita. Toisaalta konventiossa on määritelty, etteivät sen päätökset koske diplomaattien tai konsulaattien aikaansaatuja asiapapereita sekä kaupankäyntiä tai tullin toimintaa koskevia asiapapereita. Kyseessä on luottamuspaperit, tavaran siirto rajan yli, sopimukset tavaroiden toimittamisesta ja palvelujen suorittamisesta jne. tämä tarkoittaa sitä, että asiapaperit tulee vahvistaa tietyssä maassa tavallisin keinoin ellei maan sisäinen lainsäädäntö määrää toisin. Tällöin on haettava vahvistusta konsulaatteilta, jolloin asiapaperi vahvistetaan asianomaisten virastojen päätöksillä. Moniasteisen vahvistusmuodon säilyttäminen takaa mahdollisuuden valvoa tarkkaan yritysten toimintaa.

Haagin konvention mukaan toisen valtion alueella käytettävissä toisen valtion virallisten elimien myöntämissä asiapapereissa tulee olla erikoinen leima (Apostille). Se pannaan joko itse asiapaperiin tai oheistettuun paperiarkkiin. Tämän Apostillen onkin tarkoitus todistaa virkailijan sekä tämän allekirjoituksen, tarpeen ollen myöskin leiman alkuperäisyyden. Mitkä tahansa allekirjoitukset tai leimat tämän jälkeen eivät kaipaa muuta vahvistusta ja pätevät kaikissa Haagin konvention allekirjoittaneissa maissa.

Asiapaperin vahvistus tai Apostille liittäminen siihen ei ole tarpeen mikäli kansainvälisin määräysten nojalla moinen on mahdollista. Nimittäin kaksipuolisissa oikeusjärjestelmien yhteistyötä säätävissä sopimuksissa sekä 22. tammikuuta 1993 hyväksytyssä Konventiossa oikeusavusta ja suhteista koskien rikos-, perhe- ja muita oikeusjuttuja mainitaan, että toisen valtion alueella myönnetyt sekä asianomaisen ja kompetenssin organisaation aikaisemmin määrätyllä tavalla vahvistamat asiapaperit eivät kaipaa toisen valtion alueella erityistä vahvistusta. Näiden asiapapereiden kohdalla olisi tarpeen ainoastaan notaarin allekirjoittama käännös.